domingo, 14 de mayo de 2017

La promesa y el liderazgo de proyectos



Liderar o gerenciar proyectos es en gran medida una labor de comunicación, me atrevería a asegurar, sin base estadística, que el éxito de un líder o gerente, y como consecuencia del proyecto, está directamente correlacionada con el grado en que este domine sus competencias conversacionales.
Rafael Echeverría, en su libro Ontología del Lenguaje, menciona los cinco actos lingüísticos fundamentales, la afirmación, la declaración, la promesa y sus dos movimientos lingüísticos, la petición y la oferta. En mi opinión, todo aquel profesional de proyectos que aspire a que las iniciativas que lidera logren los objetivos de manera consistente, debe desarrollar o fortalecer sus competencias para prometer, pedir y ofrecer.
Según Echeverría, la posibilidad de que los seres humanos coordinemos acciones con otros para el logro de resultados, que por sí solos nos serían inalcanzables, reside en nuestra capacidad de hacer promesas. Prometer consiste en comprometernos a ejecutar una acción futura y hacerlo, permitiendo el desarrollo de un conjunto sucesivo de acciones, seguro esto último les resulta familiar.
En el acto de prometer intervienen un orador, quien promete, un oyente que recibe la promesa, unas condiciones de satisfacción y un lapso de tiempo. Cuando se hace una petición se espera que sea el oyente quien cumpla con la promesa, supongamos por un momento que le solicitamos a alguno de los miembros de nuestro equipo de gestión de proyectos que realice determinada actividad, especificando el resultado esperado y el tiempo de entrega, como líderes esperamos que nuestro colaborador cumpla con la asignación. Por otro lado, cuando hacemos una oferta somos nosotros los que debemos cumplir con la promesa, por ejemplo, podríamos estar acordando con nuestro cliente la entrega de determinadas funcionalidades de una aplicación tecnológica en determinado momento y este espera que cumplamos con lo que estamos ofreciendo.
Para que la promesa, bien sea una petición o una oferta, se complete es necesario que quien la recibe la acepte, es decir que nuestro colaborador acuerde con nosotros la entrega y/o nuestro cliente este de acuerdo con lo que le hemos ofrecido. Adicionalmente, y no menos importante, la promesa se materializa con la acción y la entrega de lo prometido, si incumplimos con las características acordadas y/o con los lapsos de entrega se verá afectada la confianza y ya hemos conversado bastante sobre la importancia de esta en la gestión de proyectos.
¿Cuáles son las competencias necesarias para que, como líderes de proyectos, hagamos promesas efectivas?
La primera competencia que debemos desarrollar es la capacidad de pedir y ofrecer. Muchos de nosotros no sabemos cómo hacerlo, imaginemos a un gerente de proyectos incapaz de pedir algo a su equipo, terminará sobre cargado de trabajo y seguramente resentido con sus colaboradores al esperar que estos, de alguna manera mágica, adivinen que necesita ayuda.
O un líder de proyectos incapaz de ofrecer alternativas a un cliente, el patrocinador del proyecto o a la dirección de la organización para la resolución de determinado problema, dejando ocultas sus potencialidades profesionales, las de su equipo y tal vez el espacio para alcanzar los objetivos propuestos de una manera más efectiva y eficiente.
La segunda competencia tiene que ver con nuestra capacidad de aceptar o rehusar pedidos. Saber decir sí o no ante las demandas de determinado stakeholder es vital para el buen desempeño de un proyecto. Supongamos que la dirección de la organización nos pide que el producto del proyecto que lideramos esté listo para salir al mercado un mes antes de lo que sabemos factible o que recortemos el presupuesto manteniendo el estándar de calidad planificado ¿qué le respondemos? Muchas veces terminamos arriesgando el proyecto, nuestra reputación y la del equipo por no saber negarnos ante un pedido de nuestros clientes o directores y prometer lo que sabemos no podremos cumplir, no nos gusta parecer negativos o poco competentes y nos sumergimos en problemas peores.
La tercera competencia está relacionada a nuestra capacidad para hacer pedidos y ofertas claras, especificando las condiciones de satisfacción a nuestro interlocutor. Si por ejemplo estamos liderando a un equipo cuyos miembros son jóvenes que se inician en el mundo de proyectos, lo más probable es que tengamos que indicarles detalladamente qué es lo que esperamos de su trabajo para estar conformes. De igual forma debemos estar en la capacidad de comunicarle al cliente cuáles serán las características y especificaciones del producto o servicio que recibirá, basados en sus necesidades y expectativas, para que este lo valide.
Por último, la cuarta competencia tiene que ver con la necesidad de que nuestros pedidos u ofertas estén asociados a un período de tiempo. No podemos pedir algo a algún colaborador sin indicarle para cuándo lo queremos, dejando a su criterio la entrega pudiendo afectar el cronograma del proyecto. De la misma manera, no podemos ofrecer algo a un cliente sin especificarle cuándo lo recibirá.
Es importante que los líderes o gerentes de proyectos observemos cómo están nuestras competencias a la hora de hacer promesas, una de las bases de la buena gestión de proyectos es nuestra capacidad de relacionarnos con todos los involucrados y coordinar el tránsito conjunto hacia el logro del objetivo, sino sabemos pedir ni ofrecer esta labor nos será cuesta arriba.
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